Link do WhatsApp com mensagem pronta: o texto que já diz por onde o paciente entrou
Chega no WhatsApp da clínica: "oi". A recepção marca a consulta, e ninguém sabe se aquele paciente veio do anúncio pago, do Instagram ou do cartão que um paciente antigo passou adiante. Bio, site e anúncio abrem a mesma conversa em branco — e a porta por onde a pessoa entrou some antes da primeira palavra.
A resposta direta: monte um link por porta de entrada no formato https://wa.me/ + número com DDI e DDD, só dígitos, + ?text= + a mensagem codificada para URL, e faça cada mensagem terminar num código do link, curto e único: "Olá! Estou escrevendo pelo link da bio do Instagram e gostaria de agendar uma consulta. (IG)". Uma tabela liga cada código à porta. Ao receber, a recepção confere o histórico, e quem nunca compareceu nem tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses ouve a pergunta: como conheceu a clínica? Vale a origem declarada; sem origem na resposta, "outro", com o que ele disse ou "não respondeu". Nos dois casos, o código que estiver na tabela vai no detalhe — a categoria nunca sai de suposição, nem do código. Nenhum texto pronto traz sintoma, queixa ou procedimento, e código aposentado não volta a ser usado.
Em que estágio da clínica este tema pesa
- 0Improvisar
- 1Monetizar
- 2Atrair
- 3Estabilizar
- 4Priorizar
- 5Produtizar
- 6Otimizar
- 7Organizar
- 8Especializar
- 9Capitalizar
Estágio 2 · Atrair
Há meses cheios e meses vazios. Você posta, atende, responde WhatsApp e cobra, tudo ao mesmo tempo.
- Seu papel
- Executor
- Equipe
- Você + ajuda por hora
- O gargalo
- Paciente novo chega de forma irregular
- Você sai quando
- Um canal traz paciente novo todo mês, previsível
O sistema invisível: um número, várias portas, a mesma conversa vazia
A clínica abre várias portas para o mesmo WhatsApp: bio do Instagram, botão do site, perfil no Google, anúncio, material de parceiro, cartão impresso. Sem texto pronto, todas entregam uma conversa vazia, e a recepção ou não pergunta a origem, ou anota o que parece provável. Depois, o anúncio é julgado pela lembrança de quem atendeu, e o parceiro e o cartão impresso não aparecem em registro nenhum. E, sem texto no link, o paciente escreve o que quiser — inclusive a queixa, o sintoma ou o procedimento em que pensa, já na primeira mensagem.
O mecanismo: o código diz a porta, a pergunta diz a origem
O link do WhatsApp aceita um texto pré-preenchido: quem clica abre a conversa com a mensagem já escrita. O texto é da clínica, e nele entra o código do link — uma sigla curta, entre parênteses, no fim da frase, que identifica onde o link foi publicado. O paciente vê o código e pode apagá-lo; por isso ele é legível e não diz nada sobre a saúde de quem clica.
Porta não é origem. Quem recebeu de uma amiga o link da bio entra pela porta do Instagram, mas veio por indicação. Por isso quem atende — a recepção ou o próprio médico — faz a quem nunca compareceu a uma consulta na clínica nem tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses a pergunta aberta da rotina de registro de origem, "como você conheceu a clínica?", sem citar o canal antes de ouvir a resposta. O código do link nunca decide a categoria:
- A resposta traz uma origem: vale a resposta, mesmo que diferente do código, pela lista fechada da rotina de registro. Quando ela cita quem indicou, quem indicou decide: um paciente, indicação de paciente; outro profissional de saúde, indicação de colega; uma empresa ou estabelecimento com acordo, parceiro; nenhum dos três, "outro", com o que ela disse.
- A resposta não traz origem (a pessoa marcou sem responder à pergunta, ou disse que não lembra): "outro", com o que ela disse, ou "não respondeu", no detalhe. Quem não marca não entra no registro, mesmo que tenha respondido à pergunta.
Nos dois casos, o código do link vai no detalhe da linha, quando a mensagem tem um. Ali ele diz qual peça abriu a conversa dentro da origem que o paciente declarou: qual anúncio, qual parceiro, qual tiragem do cartão. Anota-se o código que está na tabela, ativo ou aposentado; mensagem sem código (texto apagado, "oi" digitado, número salvo e usado depois) e código que a tabela não tem ficam sem código no detalhe.
O texto pronto é a primeira informação que a clínica recebe de quem ainda não é paciente, e o desenho dele aplica o princípio da necessidade da LGPD: tratamento limitado aos dados "pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades" (art. 6º, III). A finalidade da mensagem de abertura é agendar ou informar. Dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II), e nenhum texto pede sintoma, queixa ou nome de procedimento.
Os textos prontos por porta e a primeira resposta da recepção
Copie os textos como estão; troque o que está entre colchetes e, em AN, PA e CI, o número do código.
| Código do link (vai no detalhe) | Porta/peça: onde o link é publicado | Texto pronto |
|---|---|---|
| IG | Bio do Instagram | "Olá! Estou escrevendo pelo link da bio do Instagram e gostaria de agendar uma consulta. (IG)" |
| GO | Perfil da clínica no Google | "Olá! Estou escrevendo pelo perfil da clínica no Google e gostaria de agendar uma consulta. (GO)" |
| ST | Botão do site | "Olá! Estava no site da clínica e gostaria de agendar uma consulta. (ST)" |
| AN01, AN02… | Um código por anúncio ou campanha | "Olá! Vi o anúncio da clínica e gostaria de informações para agendar uma consulta. (AN01)" |
| PA01, PA02… | Um código por parceiro (link ou QR code no material dele) | "Olá! Recebi o contato da clínica pela [NOME DO PARCEIRO] e gostaria de agendar uma consulta. (PA01)" |
| CI01, CI02… | Um código por tiragem do cartão impresso que a clínica entrega a pacientes para repassarem | "Olá! Recebi o cartão da clínica e gostaria de agendar uma consulta. (CI01)" |
Primeira resposta com a pergunta, para quem nunca compareceu a uma consulta na clínica nem tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses (com qualquer código ou sem código): "Olá, aqui é [NOME DE QUEM ATENDE], da clínica. Temos [DIA 1] às [HORÁRIO 1] ou [DIA 2] às [HORÁRIO 2] — qual fica melhor para você? Antes de confirmar, uma pergunta rápida para o nosso controle: como você conheceu a clínica?"
Linha que entra antes de "Temos", por código: GO, "A clínica fica em [ENDEREÇO], e o mapa está em [LINK DO MAPA]."; AN01 e seguintes, "A consulta é com [NOME DO MÉDICO] e dura [DURAÇÃO]." IG, ST, PA01 e seguintes e CI01 e seguintes usam a base, sem linha extra.
Primeira resposta para os demais (quem já compareceu, ou tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses): a mesma base, sem a última frase. A categoria sai do histórico de consultas ou da origem já registrada, não do código.
- Liste as portas e dê um código a cada uma. Cada peça que leva ao WhatsApp ganha uma linha na tabela, mais a coluna de situação: "ativo" ou "aposentado em [DATA]". Pronto quando nenhuma porta publicada fica sem linha.
- Escreva o texto pronto de cada porta. Uma frase de agendamento ou de pedido de informação, com o código entre parênteses no fim e sem sintoma, queixa ou nome de procedimento. Pronto quando o texto, lido em voz alta, não diz nada sobre a saúde de quem o envia.
- Monte o link e teste antes de publicar. Escreva o número com DDI e DDD, só dígitos; codifique o texto para URL (espaço vira %20, "(" vira %28, ")" vira %29, "é" vira %C3%A9); junte em
https://wa.me/<número>?text=<texto codificado>. Pronto quando o link, aberto num celular que não seja o da clínica, mostra o texto inteiro com o código, e quem atende já tem essa linha da tabela. - Confira o histórico e responda. Pelo número ou pelo nome, verifique se a pessoa já compareceu a uma consulta na clínica; os 12 meses contam para trás a partir do dia da mensagem. Quem já compareceu recebe a primeira resposta sem a pergunta de origem, e a classificação sai do histórico de consultas, não do código: retorno de antigo quando a última consulta foi há mais de 12 meses; nos últimos 12 meses é acompanhamento e não entra como paciente novo. Quem nunca compareceu, mas tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses, recebe a primeira resposta sem a pergunta, e vale a origem já registrada. Os demais recebem a pergunta.
- Registre a origem pela resposta, com o código no detalhe. Vale a origem que o paciente declarar; sem origem na resposta, "outro", com o que ele disse ou "não respondeu". O código do link, quando está na mensagem e na tabela, vai no detalhe. Pronto quando nenhuma origem foi preenchida por suposição, nem pelo código.
- Aposente sem reaproveitar. Campanha encerrada, parceria desfeita ou cartão reimpresso: a linha antiga fica como "aposentado em [DATA]", e o código não é reutilizado, nem no mesmo canal nem em outro. Mensagem com código aposentado é registrada como qualquer outra: vale a resposta, e o código aposentado vai no detalhe.
O que a recepção faz com cada mensagem que chega
- A mensagem chegaVerifique o histórico: quem já compareceu a uma consulta, ou tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses, recebe a resposta sem a pergunta de origem.
- Os demaisMande a primeira resposta, com a pergunta: como você conheceu a clínica?
- A resposta traz uma origemVale a resposta, mesmo que diferente do código; o código da tabela, se houver, vai no detalhe.
- A resposta não traz origemOutro, com o que a pessoa disse, ou não respondeu, e o código, se houver, no detalhe. Nunca suposição, nem pelo código.
Uma clínica fictícia, com o número fictício 55 61 9XXXX-XXXX (no lugar dos X entram os dígitos reais), monta três links; a tabela dela já tinha PA01, da academia X, parceira da clínica. A campanha anterior usava AN01, hoje aposentado; a nova recebe AN02, com o mesmo texto.
Bio, código IG. Texto: "Olá! Estou escrevendo pelo link da bio do Instagram e gostaria de agendar uma consulta. (IG)". URL: https://wa.me/55619XXXXXXXX?text=Ol%C3%A1%21%20Estou%20escrevendo%20pelo%20link%20da%20bio%20do%20Instagram%20e%20gostaria%20de%20agendar%20uma%20consulta.%20%28IG%29. Primeira resposta: a base.
Anúncio, código AN02. Texto: "Olá! Vi o anúncio da clínica e gostaria de informações para agendar uma consulta. (AN02)". URL: https://wa.me/55619XXXXXXXX?text=Ol%C3%A1%21%20Vi%20o%20an%C3%BAncio%20da%20cl%C3%ADnica%20e%20gostaria%20de%20informa%C3%A7%C3%B5es%20para%20agendar%20uma%20consulta.%20%28AN02%29. Primeira resposta: a base, com a linha do anúncio antes de "Temos".
Cartão, código CI01. Texto: "Olá! Recebi o cartão da clínica e gostaria de agendar uma consulta. (CI01)". URL: https://wa.me/55619XXXXXXXX?text=Ol%C3%A1%21%20Recebi%20o%20cart%C3%A3o%20da%20cl%C3%ADnica%20e%20gostaria%20de%20agendar%20uma%20consulta.%20%28CI01%29. Primeira resposta: a base.
Os casos a seguir são de quem ouve a pergunta. Chega "(IG)": se a resposta é "vi no Instagram", registra-se Instagram, detalhe "IG"; se é "a Fulana me indicou", e a Fulana é paciente, indicação de paciente, detalhe "IG"; se é "não lembro", outro, detalhe "não lembra; IG". Chega "oi", sem código: "Google" vira Google, detalhe vazio; "não lembro" vira outro, detalhe "não lembra". Chega "(PA01)" com "a academia X me indicou": parceiro, detalhe "PA01". Chega "(AN02)" com "vi um anúncio": anúncio, detalhe "AN02". Refaça os links com o número e as portas da sua clínica.
Aplicação prática: o mesmo link, especialidades diferentes
A coluna da direita usa os textos da tabela de códigos; nos anúncios, muda só o número do código.
| Especialidade | Texto sem o modelo | Texto pelo modelo |
|---|---|---|
| Cardiologia | "Olá, vi no Instagram que vocês atendem arritmia e estou com palpitação." | "Olá! Estou escrevendo pelo link da bio do Instagram e gostaria de agendar uma consulta. (IG)" |
| Ginecologia e obstetrícia | "oi" | "Olá! Estava no site da clínica e gostaria de agendar uma consulta. (ST)" |
| Ortopedia | "Olá, quero marcar consulta por causa da dor no joelho do anúncio." | "Olá! Vi o anúncio da clínica e gostaria de informações para agendar uma consulta. (AN01)" |
| Pediatria | "Oi, a [NOME DO PARCEIRO] me passou o contato de vocês, queria marcar para o meu filho, ele está com febre." | "Olá! Recebi o contato da clínica pela [NOME DO PARCEIRO] e gostaria de agendar uma consulta. (PA01)" |
| Psiquiatria | "Achei vocês no Google, estou com crise de ansiedade e queria uma consulta." | "Olá! Estou escrevendo pelo perfil da clínica no Google e gostaria de agendar uma consulta. (GO)" |
| Estética e procedimentos eletivos | "Quero saber sobre o preenchimento do anúncio." | "Olá! Vi o anúncio da clínica e gostaria de informações para agendar uma consulta. (AN02)" |
Em saúde mental, a especialidade escrita já diz algo sobre quem escreveu — nenhum texto pronto nomeia especialidade. Em pediatria, quem clica e responde à pergunta de origem é o responsável. Em estética, a tentação é pôr no texto o procedimento anunciado; AN02 já diz à recepção por qual peça a pessoa entrou.
A rotina que registra a origem de todo paciente novo é tema do artigo desta série sobre de onde vêm os seus pacientes novos. O que a recepção diz depois da primeira resposta está no script de atendimento pelo WhatsApp da clínica. E onde guardar a tabela de códigos e a origem registrada é uma das perguntas de como escolher um CRM para a clínica.
Perguntas frequentes
Como criar um link do WhatsApp com mensagem pronta para a clínica?
O link tem o formato https://wa.me/ seguido do número com DDI e DDD, só dígitos, depois ?text= e a mensagem codificada para URL: espaço vira %20, parêntese vira %28 e %29, letra acentuada vira a sequência de bytes, como %C3%A9 para é. Para cada porta de entrada da clínica, como bio do Instagram, site, perfil no Google, anúncio, parceiro ou cartão impresso, escreva uma frase de agendamento ou de pedido de informação que termine num código curto entre parênteses, como (IG). Antes de publicar, abra o link num celular que não seja o da clínica e confira se a conversa abre com o texto inteiro e o código, e se a recepção já tem a linha desse código na tabela.
Como saber de onde veio o paciente que mandou mensagem no WhatsApp da clínica?
O código no fim da mensagem pronta diz a porta, onde o link foi publicado; a origem é o que fez a pessoa procurar a clínica, e quem a declara é o paciente. A recepção pergunta a quem nunca compareceu nem tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses como conheceu a clínica, sem citar o canal antes de ouvir. Se a resposta traz uma origem, vale a resposta, mesmo que diferente do código: quem chega pelo link da bio e diz que a Fulana, paciente da clínica, indicou é indicação de paciente. Se a resposta não traz origem, o registro é outro, com o que a pessoa disse ou "não respondeu". O código do link, quando está na tabela, vai no detalhe e nunca decide a categoria.
O que fazer quando o paciente apaga a mensagem pronta e escreve só oi?
A mensagem conta como sem código, do mesmo jeito que a de quem salvou o número e escreveu depois ou a que traz um código que a tabela não tem. A recepção não adivinha a porta: confere o histórico como em qualquer mensagem e, se a pessoa ouve a pergunta de origem, registra como registraria com código. Se a resposta traz uma origem, vale a resposta: quem diz Google é registrado como Google, com o detalhe vazio. Se não traz, o registro é outro, com o que a pessoa disse, como não lembra, ou não respondeu, no detalhe. Sem código, falta só a anotação da porta; a categoria nunca dependeu dele.
Posso colocar o nome do procedimento na mensagem pronta do anúncio?
Pelo desenho desta página, não: nenhum texto pronto pede sintoma, queixa ou nome de procedimento. O texto é a primeira informação que a clínica recebe de quem ainda não é paciente, e o desenho aplica o princípio da necessidade da LGPD, art. 6º, III, que limita o tratamento aos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades. A finalidade da mensagem de abertura é agendar ou informar. Dado referente à saúde é dado pessoal sensível, art. 5º, II. Quando o anúncio é sobre um procedimento, cada anúncio ou campanha tem o seu código, AN01, AN02 e seguintes, e a recepção sabe pela tabela por qual peça a pessoa entrou.
Paciente antigo que clica no link do Instagram conta como paciente novo do Instagram?
Não como Instagram. Antes de responder, a recepção verifica pelo número ou pelo nome se a pessoa já compareceu a uma consulta na clínica; os 12 meses contam para trás a partir do dia da mensagem. Se já compareceu, recebe a primeira resposta sem a pergunta de origem, e a classificação sai do histórico de consultas, não do código: retorno de antigo quando a última consulta foi há mais de 12 meses; nos últimos 12 meses é acompanhamento e não entra como paciente novo. Quem nunca compareceu, mas tem origem registrada num agendamento dos últimos 12 meses, recebe a primeira resposta sem a pergunta de origem, e vale a origem já registrada.
O que fazer com o código do link quando a campanha termina?
A linha fica na tabela como aposentado, com a data, e o código não é reutilizado, nem no mesmo canal nem em outro. A campanha seguinte recebe o próximo número do mesmo prefixo, como AN02 depois de AN01, com o mesmo texto. Mensagem que chega com código aposentado, de um cartão antigo ou de um anúncio salvo, é registrada como qualquer outra: vale a origem que o paciente declarar, e o código aposentado vai no detalhe, porque a linha dele continua dizendo por qual peça a conversa entrou. Código que a tabela não tem conta como ausente.
Referências
- Presidência da República. Lei nº 13.709/2018 — Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — art. 5º, II (dado pessoal sensível inclui "dado referente à saúde", "quando vinculado a uma pessoa natural") e art. 6º, caput ("As atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios") e III ("necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados"): o texto pronto limitado a agendar ou informar, sem pedir sintoma, queixa ou procedimento.
Este material apresenta modelos de comunicação para organização do atendimento e não constitui orientação jurídica. A redação final das mensagens, o registro do contato e a guarda dos dados do paciente devem observar as normas do CFM, as orientações do CRM da sua jurisdição e a LGPD.
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