Organograma de clínica médica: os quatro desenhos conforme o tamanho da equipe
A clínica tem seis pessoas, e o organograma na parede tem diretoria clínica, diretoria administrativa e supervisão de enfermagem: caixas para gente não contratada. Ou não há organograma, e toda dúvida da recepção, da sala e do financeiro vai à porta do consultório. Nenhum dos dois foi desenhado para o número de pessoas de hoje.
A resposta direta: o organograma acompanha o número de pessoas com horário fixo semanal, contando você e os outros médicos, CLT ou PJ. De 1 a 4, todos respondem ao dono, exceto o técnico de enfermagem, que responde ao enfermeiro. De 5 a 9, uma pessoa do atendimento lidera recepção e auxiliares de sala; as áreas financeira e de enfermagem, pela chefia ou pela pessoa única, e os médicos respondem ao dono. De 10 a 19, as áreas não médicas passam ao gerente; o dono fica com ele e os médicos. De 20 a 49, o gerente geral, com as coordenações de área, responde ao dono; havendo outros médicos, eles respondem à coordenação médica, que é outro médico ou o próprio dono. Qualquer chefia só existe em área com 2 pessoas ou mais; a linha é de gestão, nunca de conduta clínica.
Em que estágio da clínica este tema pesa
- 0Improvisar
- 1Monetizar
- 2Atrair
- 3Estabilizar
- 4Priorizar
- 5Produtizar
- 6Otimizar
- 7Organizar
- 8Especializar
- 9Capitalizar
Estágio 4 · Priorizar
A clínica diz sim para tudo, e isso custa margem. Aqui se escolhe o paciente ideal, o preço e o que deixar de fazer.
- Seu papel
- Gestor
- Equipe
- 5 a 9 pessoas
- O gargalo
- Você faz de tudo, para todo tipo de paciente
- Você sai quando
- A agenda está cheia do paciente ideal e dos procedimentos de maior margem
O sistema invisível: o organograma de hospital e o organograma nenhum
O organograma de hospital copiado para uma clínica de seis pessoas cria chefes sem equipe: a supervisão de uma área de uma pessoa só, a gerência acima de uma coordenação que chefia uma recepcionista. Cada degrau a mais é um lugar onde a pergunta espera.
O organograma nenhum falha ao contrário: todo mundo responde ao médico, que é o desenho 1 levado além do degrau dele. Funciona até 4 pessoas; depois, o médico é ao mesmo tempo quem atende, monta a escala, cobra a rotina e aprova férias, e a pergunta administrativa entra na fila das consultas. O remendo "a mais antiga coordena" dá às outras pessoas dois chefes.
O mecanismo: uma contagem e cinco regras
Quem conta como pessoa. Todo mundo com horário fixo semanal na clínica, presencial ou remoto, contando você, o dono, e os outros médicos, CLT ou PJ. Meio período conta como 1. Não contam contador, advogado, agência e limpeza ou segurança fornecidas por empresa: ficam na linha de apoio externo, que responde a quem gere o contrato (ver cada desenho; sem gerente, o dono). Médico sob demanda, sem horário fixo semanal, não conta e segue as regras da casa respondendo a quem os médicos respondem. Clínica que encolhe usa o desenho da contagem atual.
- R1 — um chefe de gestão por pessoa. Exceto quem está no topo (o dono, ou os sócios), cada pessoa tem um único chefe de gestão: quem monta a escala, cobra a rotina e aprova as férias dela.
- R2 — gestão não é conduta. Nenhuma caixa dá a um cargo não médico decisão sobre conduta médica. O médico responde ao dono, ou à coordenação médica, pelas regras da casa (agenda, escala, padrão de atendimento e de comunicação), nunca pela conduta clínica.
- R3 — chefia só em área com 2 pessoas ou mais, contando quem chefia. Área com 1 pessoa responde direto ao nível acima. A chefia é acumulada por quem já faz a função, sem exigir contratação. Vale para líder, gerente, chefia de área e coordenação; a área do gerente são todos os não médicos, somadas as unidades.
- R4 — responsabilidade técnica fica fora das caixas. A responsabilidade técnica perante o CRM é registro à parte e não vira caixa de gestão; quem pode assumi-la e o que ela implica se confirma com o CRM da sua jurisdição.
- R5 — técnico de enfermagem só com enfermeiro na mesma unidade. Em qualquer desenho, o técnico só aparece onde um enfermeiro ou uma enfermeira chefia a enfermagem, na mesma unidade. Sem enfermeiro, o apoio de sala é o auxiliar de sala, com tarefas não assistenciais: preparar e organizar a sala, repor material, conduzir o paciente até a sala e recolher o material usado.
Os quatro organogramas, degrau a degrau
Desenho 1 — de 1 a 4 pessoas
| Cargo | Responde a | Observação |
|---|---|---|
| Dono | — | Chefe de gestão de todos, exceto do técnico |
| Outro médico, se houver | Dono | Pelas regras da casa (R2) |
| Recepção | Dono | — |
| Auxiliar de sala | Dono | Tarefas não assistenciais (R5) |
| Enfermeiro(a), se houver | Dono | Chefia o técnico, se houver |
| Técnico de enfermagem | Enfermeiro(a) | Só com enfermeiro (R5) |
| Apoio externo | Dono | Fora da contagem |
Com 1 pessoa, só você, não há organograma: o documento que existe é a lista de tarefas da primeira contratação.
Desenho 2 — de 5 a 9 pessoas
| Cargo | Responde a | Observação |
|---|---|---|
| Líder de atendimento | Dono | Uma pessoa da recepção, acumulando; sem recepção na área, uma auxiliar de sala |
| Recepção e auxiliar de sala | Líder de atendimento | — |
| Enfermeiro(a), se houver | Dono | Chefia os técnicos |
| Técnico de enfermagem | Enfermeiro(a) | Só com enfermeiro (R5) |
| Administrativo-financeiro, se houver | Dono | Com 2 pessoas ou mais, uma chefia a área |
| Médicos | Dono | Pelas regras da casa |
| Apoio externo | Dono | — |
Senão: se o atendimento tem 1 pessoa só, não há líder (R3) e essa pessoa responde ao dono. O que muda de 4 para 5: com 2 pessoas ou mais no atendimento, o dono deixa de chefiar recepção e sala uma a uma.
Desenho 3 — de 10 a 19 pessoas
| Cargo | Responde a | Observação |
|---|---|---|
| Gerente da clínica | Dono | A líder promovida, acumulando o atendimento, ou alguém contratado |
| Chefia do atendimento | Gerente | Se o gerente acumula o atendimento, a recepção responde direto a ele |
| Chefia da sala e enfermagem | Gerente | Enfermeiro(a), se houver; senão, uma auxiliar de sala (a área é só a sala) |
| Chefia administrativo-financeira | Gerente | — |
| Pessoas de cada área | Chefia da área | Quem está em área de 1: direto ao gerente |
| Médicos | Dono | Pelas regras da casa |
| Apoio externo | Gerente | — |
Senão: com 1 não médico só, não há gerente, e ele responde ao dono. O que muda de 9 para 10: o dono deixa de ter qualquer não médico como direto, exceto o gerente.
Desenho 4 — de 20 a 49 pessoas
| Cargo | Responde a | Observação |
|---|---|---|
| Gerente geral | Dono | Chefia as coordenações de área |
| Coordenação médica | Dono | Um médico; se for o próprio dono, os médicos respondem a ele. Não é a responsabilidade técnica (R4) |
| Médicos | Coordenação médica | Pelas regras da casa |
| Coordenações de atendimento, de sala e enfermagem, administrativo-financeira e, se existir, de relacionamento e pós-atendimento | Gerente geral | Área de 1: direto ao gerente geral |
| Pessoas de cada área | Coordenação da área | Técnico de enfermagem, sob enfermeiro |
| Apoio externo | Gerente geral | — |
Senão: com 1 não médico só, não há gerente geral nem coordenações, e ele responde ao dono; sem outros médicos além do dono, não há coordenação médica. O que muda de 19 para 20: nasce a coordenação médica, e os médicos deixam de responder ao dono, salvo se ele for a coordenação; o gerente vira gerente geral, e as chefias de área viram coordenações.
Segunda unidade: a contagem soma as unidades e escolhe o desenho; a R3 vale para cada área dentro de cada unidade, exceto a do gerente e a dos médicos, e só quem está acima das áreas chefia gente das duas. Nos desenhos 1 a 3, não nasce cargo novo: área com 2 pessoas ou mais na unidade tem a chefia que o desenho prevê, e área de 1 responde ao dono (desenhos 1 e 2) ou ao gerente (desenho 3). No desenho 4, cada unidade tem um líder: onde o gerente geral trabalha, é ele, e o da outra unidade responde a ele. Na unidade, área com 2 pessoas ou mais tem chefia local, que responde ao líder, e área de 1 responde direto a ele. A coordenação de cada área é a chefia local onde trabalha, responde ao líder dessa unidade e escreve o padrão das duas. A coordenação médica é uma só, e os médicos não respondem ao líder de unidade. Unidade com 1 não médico só não tem líder (R3): ele responde ao gerente geral.
Os quatro desenhos pelo número de pessoas
- 1 a 4Todos respondem direto ao dono, exceto o técnico de enfermagem, que responde ao enfermeiro.
- 5 a 9Nasce a liderança do atendimento; as áreas financeira e de enfermagem, pela chefia ou pela pessoa única, e os médicos respondem ao dono.
- 10 a 19Nasce o gerente; o dono fica com o gerente e os médicos.
- 20 a 49O gerente geral, com as coordenações de área, responde ao dono; havendo outros médicos, eles respondem à coordenação médica, que é outro médico ou o próprio dono.
- Conte as pessoas. Liste cada nome pela regra de quem conta, você incluído. Pronto quando cada nome aparece uma vez: na lista, no apoio externo ou entre os médicos sob demanda.
- Escolha o desenho pela contagem de hoje. De 1 a 4, desenho 1; de 5 a 9, desenho 2; de 10 a 19, desenho 3; de 20 a 49, desenho 4; acima de 49, fora do escopo destes quatro desenhos. A contratação planejada não entra. Pronto quando lista e desenho batem.
- Agrupe por área e aplique a R3. No desenho 1, só a enfermagem tem chefia (o enfermeiro). Do desenho 2 em diante, área com 2 pessoas ou mais na mesma unidade (salvo a do gerente e a dos médicos) ganha a chefia que o desenho prevê, acumulada por quem já faz a função; área de 1 responde ao nível acima. Pronto quando cada área tem chefe nomeado ou a anotação de a quem responde.
- Escreva um chefe por pessoa. Ao lado de cada nome, exceto os do topo, um único chefe de gestão. Pronto quando as linhas "responde a" das pessoas contadas (sem apoio externo e sem médico sob demanda) somam o número de pessoas menos o número de nomes no topo (1, com um dono só).
- Tire das caixas o que não é gestão. Conduta clínica e responsabilidade técnica ficam fora. Pronto quando nenhuma caixa não médica tem decisão de conduta médica na descrição e nenhum técnico de enfermagem está sem enfermeiro acima na mesma unidade.
- Refaça a cada entrada ou saída. Contratou ou desligou alguém: volte ao passo 1. Pronto quando a contagem do mês e o desenho publicado para a equipe batem.
Clínica fictícia, contagens fictícias; troque pelas suas. Hoje: o dono, uma médica PJ que atende duas manhãs por semana, uma recepcionista e uma auxiliar de sala em meio período; contador e limpeza terceirizada ficam no apoio externo. Conta: 1 + 1 + 1 + 1 = 4, desenho 1. Linhas "responde a": 3, todas ao dono; 3 = 4 − 1. Entram uma segunda recepcionista e um financeiro: 4 + 2 = 6, desenho 2. O atendimento tem 3 pessoas (2 recepcionistas e a auxiliar): uma recepcionista acumula a liderança e as outras 2 respondem a ela; o financeiro, área de 1, responde ao dono. Linhas: 2 à líder + 3 ao dono (líder, financeiro, médica) = 5 = 6 − 1. Entram 2 médicos, uma enfermeira, uma técnica de enfermagem e um auxiliar administrativo: 6 + 5 = 11, desenho 3. A líder vira gerente e segue chefiando o atendimento; a sala e enfermagem tem 3 (auxiliar, enfermeira, técnica), chefiada pela enfermeira; o administrativo-financeiro tem 2, chefiado pelo financeiro; o apoio externo passa ao gerente. Linhas: 3 ao gerente (recepcionista, enfermeira, financeiro) + 2 à enfermeira + 1 ao financeiro + 4 ao dono (gerente e 3 médicos) = 10 = 11 − 1. Não médicos diretos do dono nos três momentos: 2, 2 e 1.
Aplicação prática: a mesma régua, clínicas diferentes
| Especialidade | Versão fraca | Versão pelo modelo |
|---|---|---|
| Estética e procedimentos eletivos, 8 pessoas: dono, 2 médicos, 2 recepcionistas, 2 auxiliares de sala, 1 financeiro | As outras 7 pessoas levam toda dúvida ao dono entre um procedimento e outro. | Desenho 2: uma recepcionista lidera a outra e as 2 auxiliares; financeiro e médicos respondem ao dono. |
| Oftalmologia, 12 pessoas: dono, 3 médicos, 4 recepcionistas, 2 auxiliares de sala, 2 no financeiro | O desenho 2 continua: o dono chefia a líder de atendimento, com 5 pessoas abaixo, a chefia financeira e os 3 médicos. | Desenho 3: a líder vira gerente e segue chefiando a recepção; uma auxiliar chefia a sala, e uma pessoa do financeiro, a área, as duas sob o gerente; o dono fica com o gerente e os 3 médicos. Linhas: 5 + 1 + 1 + 4 = 11 = 12 − 1. |
| Cardiologia, 26 pessoas em duas unidades | A coordenação de atendimento da sede chefia a recepção da unidade nova, onde não trabalha. | Desenho 4: o gerente geral lidera a sede, e o líder da unidade nova responde a ele; a coordenação de atendimento chefia a recepção da sede e escreve o padrão das duas. |
| Pediatria que encolheu de 11 para 8 pessoas | A caixa de gerente segue no organograma de quando eram 11, com o financeiro respondendo a ela. | Desenho 2 pela contagem atual: a caixa de gerente some, o atendimento tem líder se tem 2 pessoas ou mais, e as áreas financeira e de enfermagem, se houver, respondem ao dono pela chefia ou pela pessoa única. |
De uma especialidade para outra muda quais áreas existem, não a régua: clínica só de consultas pode não ter sala nem enfermagem. Com dois sócios, o topo tem dois nomes, mas a R1 continua: cada caixa ligada ao topo aponta para um sócio só.
O organograma diz quem chefia quem; o que cada pessoa passa a fazer no lugar do médico está em delegação no consultório. Quando o próximo desenho depende de contratar, o custo de cada formato de secretária está em quanto custa uma secretária de consultório.
Perguntas frequentes
Como montar o organograma de uma clínica pequena?
Conte primeiro quem tem horário fixo semanal na clínica, presencial ou remoto, incluindo você e os outros médicos, CLT ou PJ; meio período conta como 1. Com 1 a 4 pessoas, todos respondem direto ao dono, exceto o técnico de enfermagem, que responde ao enfermeiro. Com 5 a 9, uma pessoa do atendimento lidera recepção e auxiliares de sala, desde que a área tenha 2 pessoas ou mais; com 1 só, ela responde ao dono. As áreas financeira e de enfermagem, pela chefia ou pela pessoa única, e os médicos respondem ao dono. Contador, advogado, agência e limpeza ou segurança fornecidas por empresa ficam fora da contagem, numa linha de apoio externo.
Médico PJ que atende na clínica entra no organograma?
Entra, se tem horário fixo semanal: conta como pessoa, igual a quem é CLT, e meio período conta como 1. Ele responde ao dono pelas regras da casa, que são agenda, escala, padrão de atendimento e de comunicação; de 20 a 49 pessoas, responde à coordenação médica, exercida por outro médico ou pelo próprio dono. Nunca responde pela conduta clínica, que não passa pela linha de gestão. O médico que atende sob demanda, sem horário fixo semanal, não entra na contagem, mas segue as regras da casa respondendo a quem os médicos respondem.
Com quantas pessoas a clínica precisa de um gerente?
No desenho desta página, a partir de 10 pessoas, contando você e os outros médicos, e desde que haja 2 não médicos ou mais; com 1 só, ele responde ao dono. O gerente pode ser a líder de atendimento promovida, que acumula o atendimento, ou alguém contratado. As chefias das áreas com 2 pessoas ou mais respondem a ele, e quem está em área de 1 também responde direto a ele. O dono passa a ter como diretos o gerente e os médicos. De 20 a 49 pessoas, o gerente vira gerente geral e as chefias de área viram coordenações.
Quem chefia o técnico de enfermagem na clínica?
No desenho desta página, um enfermeiro ou uma enfermeira, em qualquer tamanho de clínica, na mesma unidade do técnico. O técnico de enfermagem só aparece no organograma onde há enfermeiro chefiando a enfermagem. Sem enfermeiro, o apoio de sala é o auxiliar de sala, com tarefas não assistenciais: preparar e organizar a sala, repor material, conduzir o paciente até a sala e recolher o material usado. A quem o próprio enfermeiro responde depende do desenho e, de 20 a 49 pessoas com duas unidades, da unidade em que ele trabalha.
Clínica com dois sócios: como fica o organograma?
Os dois ficam no topo, e a contagem inclui os dois como pessoas. O que não muda é a regra de um chefe de gestão por pessoa: cada caixa ligada ao topo aponta para um sócio só, escrito no organograma, e não para os sócios em conjunto. Quem monta a escala, cobra a rotina e aprova as férias de cada pessoa é um nome. Os médicos respondem pelas regras da casa, nunca pela conduta clínica. De 20 a 49 pessoas, a coordenação médica chefia, pelas regras da casa, os médicos que não estão no topo.
Como fica o organograma quando a clínica abre uma segunda unidade?
A contagem soma as unidades; cada área, salvo a do gerente e a dos médicos, conta na sua unidade. Até 19, não nasce cargo novo: área com 2 pessoas ou mais tem a chefia do desenho, e área de 1 responde ao dono, até 9, ou ao gerente, de 10 a 19. De 20 a 49, cada unidade tem um líder: onde o gerente geral trabalha, é ele, e o da outra, a ele. Área com 2 pessoas ou mais tem chefia local, que responde ao líder; área de 1, direto a ele. A coordenação de cada área é a chefia local onde trabalha e escreve o padrão das duas; a coordenação médica é uma só. Unidade com 1 não médico só não tem líder: ele responde ao gerente geral.
A clínica diminuiu de tamanho. Volto ao organograma anterior?
Volta: clínica que encolhe usa o desenho da contagem atual. Se passou de 11 para 8 pessoas, vale o desenho de 5 a 9: a caixa de gerente some, o atendimento tem líder se a área tem 2 pessoas ou mais, e as áreas financeira e de enfermagem, se houver, voltam a responder ao dono, pela chefia ou pela pessoa única. Refaça a contagem a cada entrada ou saída de pessoa e confira se as linhas de quem responde a quem, das pessoas contadas, sem apoio externo e sem médico sob demanda, somam o número de pessoas menos o número de nomes no topo, que é 1 com um dono só.
Conteúdo educacional de gestão para médicos. Não substitui orientação jurídica, contábil ou a consulta ao CRM da sua jurisdição.
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