Provisão de 13º e férias da secretária: quanto separar por mês para não apertar o caixa

Novembro chega, o 13º da secretária vence entre novembro e dezembro e o caixa do mês não tem essa sobra sozinho. O consultório paga com o que entrou naquele mês, ou no cartão, e o ano seguinte recomeça com o mesmo aperto — porque o custo não desapareceu, só foi empurrado para a data em que ele explode de uma vez.

A resposta direta: a provisão soma três frações do salário mensal (S) da secretária: S ÷ 12 para o 13º, S ÷ 12 para as férias e S ÷ 36 para o terço constitucional sobre as férias — juntas, 7/36 do salário (cerca de 19,4%), antes de encargos. Sobre essa base somam-se os encargos trabalhistas do regime tributário do consultório, alíquota que o contador informa (o FGTS de 8% é o único encargo citável de forma genérica). O valor apurado é transferido, no mesmo dia em que a folha é paga, para uma conta reserva separada da conta de movimento, todos os 12 meses do ano — nunca usada para outro fim.

O sistema invisível: o 13º e as férias já existem hoje, mesmo sem sair do caixa

O 13º salário e as férias da secretária não são um custo que nasce em dezembro ou no mês do gozo de férias — são um custo que ela gera todo mês, trabalhando, e que a lei só cobra numa data específica. Quando o consultório não separa nada ao longo do ano, o caixa de novembro e dezembro (ou o mês em que as férias caem) recebe a conta de doze meses de trabalho que ninguém provisionou. O erro comum é olhar só para o salário mensal como "o custo da secretária" e tratar 13º, férias e o terço constitucional como um imprevisto sazonal — quando na verdade eles são inteiramente previsíveis, porque decorrem de uma regra fixa sobre o mesmo salário que já é pago todo mês.

O efeito prático de não provisionar é sempre o mesmo: o mês do pagamento vira um mês de margem negativa, mesmo que a operação tenha ido bem, e o médico confunde isso com "o consultório não é lucrativo" quando o problema real é de calendário de caixa, não de resultado. O caixa daquele mês específico carrega, de uma vez, um custo que na verdade pertence aos doze meses anteriores — e a leitura de resultado mensal, sem ajuste, fica distorcida justamente no mês em que o médico mais precisa de um número confiável para decidir o quanto pode investir ou retirar.

Há ainda uma diferença que muitas vezes passa despercebida na hora de montar o orçamento do consultório: 13º e férias não são a mesma coisa que salário atrasado ou dívida — são obrigações previstas desde o primeiro dia do contrato de trabalho, com data certa. Tratá-las como "gasto extra" no mês em que vencem é um erro de classificação contábil que se repete todo ano, porque a data de vencimento é conhecida com antecedência. Um custo com data conhecida e valor previsível não deveria surpreender ninguém — e é exatamente isso que a provisão mensal resolve.

O mecanismo: por que rodar a conta todo mês evita o aperto

A saída é simples de enunciar e raramente é praticada: transformar um custo anual concentrado em doze parcelas mensais iguais, guardadas numa conta separada da conta de movimento do consultório. Cada mês, uma fração do salário da secretária vai para essa reserva — não porque o dinheiro "sobrou", mas porque ele já é dela, só ainda não venceu. Quando chega dezembro ou o mês do gozo de férias, o valor já está separado e o pagamento não compete com o aluguel, a energia ou o salário do próprio mês.

Aplicação prática: a mesma conta, especialidades diferentes

A fração de 1/12 + 1/12 + 1/36 do salário não muda com a especialidade — ela depende só do salário da secretária e da alíquota de encargos do regime tributário. O que muda de um consultório para o outro é apenas o hábito de tratar essa fração como parte do custo mensal, e não como um imprevisto de dezembro.

O regime tributário do consultório (Simples Nacional, lucro presumido ou outro) muda o encargo que incide sobre a base de 13º e férias — a alíquota de INSS patronal e a de RAT, por exemplo, variam com esse regime e com a atividade, e essa definição fica com o contador. A pergunta a levar ao contador cabe numa frase: qual é a alíquota total de encargos sobre 13º, férias e terço no regime do meu consultório, e ela já inclui INSS patronal e RAT? Vale também lembrar que as férias são calculadas pelo salário vigente na data do gozo: se a secretária recebeu reajuste ao longo do ano, a provisão feita com o salário antigo fica um pouco curta, e a prática de recalcular a parcela mensal a cada reajuste evita que essa diferença se acumule sem ser notada.

A provisão mensal é só a primeira metade da conta — a outra metade é saber o que ela representa dentro do custo fixo total do consultório, que quanto custa uma secretária de consultório detalha item a item, e onde ela se encaixa no dinheiro que efetivamente entra e sai da conta do mês, que fluxo de caixa do consultório organiza.

Os números do exemplo são fictícios e ilustrativos, não constituindo promessa de resultado. Cada consultório tem realidade própria. Este conteúdo não substitui orientação contábil, jurídica ou de proteção de dados (LGPD) específica para o seu caso.

Dr. Thiago Perfeito · CRM-DF 23199

Médico, dono de consultório particular em Brasília–DF. Escreve sobre gestão, precificação e operação de consultório a partir da própria prática — não de teoria de consultoria.