Agenda do médico limitada: como comunicar vagas sem inventar escassez
Na bio, "últimas vagas" está fixado desde a abertura do perfil. No atendimento, a agenda está completa e quem pede horário só descobre depois de uma troca inteira de mensagens.
A resposta direta: comunique a agenda limitada como contagem, não como apelo. O número público é o de horários livres na semana: capacidade da semana menos horários ocupados menos reservas definidas pelo médico. Uma pessoa nomeada o conta, em dia fixo e nas recontagens do modelo, e ele sai com a semana e a data da contagem. A primeira semana da agenda aberta com pelo menos um horário livre dá o número de bio e site. Sem semana assim, o texto é "agenda completa", com o fim da agenda aberta, a data prevista da nova agenda e a lista de espera, avisada na abertura com horários. "Últimas vagas", "só hoje" e contagem regressiva ficam fora: à vaga ou ao prazo que a agenda não confirma, esta página aplica o veto à propaganda enganosa (art. 11, VI da Resolução CFM 2.336/2023).
A regra, para colar no topo da folha de contagem: "Em [NOME DA CLÍNICA], só comunicamos a capacidade que a agenda tem. O número de horários livres na semana é contado na agenda por [QUEM CONTA], em [DIA E HORA DA CONTAGEM], e vai ao ar com a semana e a data da contagem. Se a recepção não encontrar horário livre na semana de referência, ou se um horário voltar por cancelamento com a agenda completa, avisa [QUEM CONTA] no mesmo dia, para recontar. Frase da lista vedada não entra em bio, site, resposta da recepção nem mensagem à lista."
A folha de contagem, para copiar: a regra no topo, cinco linhas e, ao pé, as seis entradas da lista vedada.
- Fim da agenda aberta: [FIM DA AGENDA ABERTA].
- Data prevista da nova agenda: [DATA PREVISTA DA NOVA AGENDA].
- Reservas definidas pelo médico: dia e hora de cada uma.
- Para cada semana da agenda aberta: capacidade, horários ocupados, reservas e horários livres.
- Data da contagem: [DATA DA CONTAGEM].
Em que estágio da clínica este tema pesa
- 0Improvisar
- 1Monetizar
- 2Atrair
- 3Estabilizar
- 4Priorizar
- 5Produtizar
- 6Otimizar
- 7Organizar
- 8Especializar
- 9Capitalizar
Estágio 4 · Priorizar
A clínica diz sim para tudo, e isso custa margem. Aqui se escolhe o paciente ideal, o preço e o que deixar de fazer.
- Seu papel
- Gestor
- Equipe
- 5 a 9 pessoas
- O gargalo
- Você faz de tudo, para todo tipo de paciente
- Você sai quando
- A agenda está cheia do paciente ideal e dos procedimentos de maior margem
O mecanismo: escassez só informa quando é uma contagem datada
Uma frase com número de vagas informa quando carrega três dados: o número, a semana a que ele se refere e a data em que foi contado. Sem a data, o número deixa de ser verdade no primeiro agendamento; com ela, continua verdadeiro a semana inteira.
O que a Resolução CFM 2.336/2023 nomeia, e o que é regra deste modelo
O art. 1º define o objeto da Resolução: "Para fins desta Resolução, entende-se por publicidade ou propaganda médica a comunicação ao público, por qualquer meio de divulgação da atividade profissional, com iniciativa, participação e/ou anuência do médico, nos segmentos público, privado e filantrópico." Bio e site são comunicação ao público. A resposta da recepção e a mensagem à lista de espera saem por aplicativo de mensagem, e o art. 8º, § 1º põe esse canal entre as redes sociais próprias: "Para efeito de aplicação desta Resolução, são consideradas redes sociais próprias: sites, blogs, Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, WhatsApp, Telegram, Sygnal, TikTok, LinkedIn, Threads e quaisquer outros meios similares que vierem a ser criados." Por isso o modelo aplica a mesma regra às quatro superfícies. Valide com o CRM da sua jurisdição se mensagem a um paciente ou a uma lista é lida como comunicação ao público.
O art. 11 abre com "É vedado ao médico e, naquilo que couber, às pessoas jurídicas, entes sindicais e associativos de natureza médica:" e traz, no inciso VI, "participar de propaganda enganosa de qualquer natureza" e, no inciso XVI, "portar-se de forma sensacionalista ou autopromocional, praticar concorrência desleal ou divulgar conteúdo inverídico". O inciso VI é o dispositivo que esta página aplica à vaga ou ao prazo que a agenda não confirma; escassez verdadeira, dita com número e data, não é o alvo. Valide com o CRM da sua jurisdição essa leitura e se frase de pressa ou elogio à própria agenda é lido como conduta sensacionalista ou autopromocional (inciso XVI).
- Fixar o calendário. O médico escreve na folha de contagem o [FIM DA AGENDA ABERTA], último dia liberado para agendamento, e a [DATA PREVISTA DA NOVA AGENDA]. Pronto quando as duas datas estão na folha.
- Escrever as reservas. Antes da contagem, o médico marca na folha os horários ainda vazios que não serão oferecidos a [ATENDIMENTO], o tipo de atendimento cuja agenda se comunica. Horário vazio não marcado antes da contagem conta como livre. Só o médico libera uma reserva: para um paciente determinado, ou sem paciente, e esta volta a contar como horário livre na recontagem seguinte.
- Contar. [QUEM CONTA] conta em [DIA E HORA DA CONTAGEM], para cada semana da agenda aberta: capacidade da semana (horários da grade para [ATENDIMENTO], a partir da hora da contagem) menos horários ocupados (os que já têm paciente) menos reservas definidas pelo médico (passo 2). O resultado é o número de horários livres na semana. Reconta fora do dia fixo em três ocasiões: no dia de abertura de nova agenda; no dia em que a recepção não encontrar horário livre na semana de referência; e no dia em que, com a situação em "agenda completa", um horário voltar por cancelamento. Pronto quando a folha traz os três insumos de cada semana e a data.
- Decidir a situação. Percorra as semanas da agenda aberta em ordem de data. A primeira com pelo menos um horário livre é a semana de referência, e a situação é "com horários": valem os textos 1, 2 e 3. Se nenhuma semana tiver horário livre, a situação é "agenda completa": valem os textos 4, 5 e 6, e o texto 7 para quem pedir o aviso.
- Publicar e conferir. No dia da contagem, [QUEM CONTA] troca bio e site e entrega à recepção o texto da situação. Pronto quando as datas na bio e no site são iguais às da folha: a da contagem, nos textos 1 e 2; as do passo 1, nos textos 4 e 5.
- Abrir a nova agenda pela lista. No dia em que o médico liberar o novo período, repita os passos 1 a 4. Sendo "com horários", envie o texto 8 a cada pessoa da lista de espera e só depois troque bio e site; a lista se encerra com o envio. Sendo "agenda completa", o texto 8 não sai, a lista continua, e o médico fixa nova data prevista. Quem responder SAIR ao texto 7 deixa a lista no mesmo dia.
De onde sai o número que vai a público
- Contado por pessoa nomeada, em dia fixo, para cada semana da agenda aberta
- A primeira semana com pelo menos um horário livre é a semana de referência
- Nenhuma semana com horário livre: a situação é agenda completa
Números fictícios, para refazer com os da sua agenda. A agenda aberta de um consultório cobre duas semanas. Semana A: capacidade 30, horários ocupados 27, reservas definidas pelo médico 3. Conta: 30 − 27 − 3 = 0 horário livre. Semana B: capacidade 30, ocupados 21, reservas 4. Conta: 30 − 21 − 4 = 5 horários livres. Decisão pelo passo 4: a primeira semana com pelo menos um horário livre é a B, que vira a semana de referência. A situação é "com horários": os textos 1 e 2 vão ao ar com o número 5 e as datas da semana B, e a recepção responde com o texto 3. Com 26 ocupados na semana B, 30 − 26 − 4 = 0: sem semana com horário livre, a situação seria "agenda completa", com os textos 4, 5 e 6.
Os oito textos, por situação da agenda
Texto 1 — bio, com horários. "Horários livres de [ATENDIMENTO] na semana de [DATAS DA SEMANA DE REFERÊNCIA]: [NÚMERO DE HORÁRIOS LIVRES NA SEMANA], contagem de [DATA DA CONTAGEM]."
Texto 2 — site, com horários. "Agenda de [ATENDIMENTO] de [NOME DA CLÍNICA]. Horários livres na semana de [DATAS DA SEMANA DE REFERÊNCIA]: [NÚMERO DE HORÁRIOS LIVRES NA SEMANA], contagem de [DATA DA CONTAGEM]."
Texto 3 — resposta da recepção, com horários. "Olá, [NOME DO PACIENTE]. Olhei a agenda de [ATENDIMENTO] agora: na semana de [DATAS DA SEMANA DE REFERÊNCIA], os horários livres são [HORÁRIOS LIVRES AGORA]. Qual deles fica melhor para você?"
Texto 4 — bio, agenda completa. "[ATENDIMENTO]: agenda completa até [FIM DA AGENDA ABERTA]. Nova agenda prevista para [DATA PREVISTA DA NOVA AGENDA]. Peça à recepção para ser avisado."
Texto 5 — site, agenda completa. "Agenda de [ATENDIMENTO] de [NOME DA CLÍNICA]: completa até [FIM DA AGENDA ABERTA]. Nova agenda prevista para [DATA PREVISTA DA NOVA AGENDA]. Quem pedir à recepção entra na lista de espera e recebe uma mensagem quando a nova agenda abrir com horário livre."
Texto 6 — resposta da recepção, agenda completa. "Olá, [NOME DO PACIENTE]. A agenda de [ATENDIMENTO] está completa até [FIM DA AGENDA ABERTA], e a nova agenda está prevista para [DATA PREVISTA DA NOVA AGENDA]. Posso incluir você na lista de espera: quando a nova agenda abrir com horário livre, você recebe uma mensagem por aqui. Quer entrar? Se o seu caso não puder esperar até lá, me diga, que eu levo o pedido ao médico."
Texto 7 — lista de espera, confirmação de entrada. "Pronto, [NOME DO PACIENTE]: você está na lista de espera de [NOME DA CLÍNICA]. Vamos usar este contato para uma coisa só: avisar quando a nova agenda de [ATENDIMENTO] abrir com horário livre. A lista avisa; não reserva horário. Para sair, responda SAIR."
Texto 8 — lista de espera, abertura de nova agenda. "Olá, [NOME DO PACIENTE]. A nova agenda de [ATENDIMENTO] de [NOME DA CLÍNICA] abriu hoje, até [FIM DA AGENDA ABERTA]. Horários livres na semana de [DATAS DA SEMANA DE REFERÊNCIA]: [NÚMERO DE HORÁRIOS LIVRES NA SEMANA], contagem de [DATA DA CONTAGEM]. Para agendar, responda com o dia e o turno que prefere. Este é o aviso que você pediu; com ele, sua inscrição na lista se encerra."
| Situação e superfície | Frase de apelo | Frase do modelo |
|---|---|---|
| Com horários, bio | "Últimas vagas! Garanta já a sua." | "Horários livres de [ATENDIMENTO] na semana de [DATAS DA SEMANA DE REFERÊNCIA]: [NÚMERO DE HORÁRIOS LIVRES NA SEMANA], contagem de [DATA DA CONTAGEM]." |
| Agenda completa, bio | "Agenda disputada! Corra para a lista." | "[ATENDIMENTO]: agenda completa até [FIM DA AGENDA ABERTA]. Nova agenda prevista para [DATA PREVISTA DA NOVA AGENDA]. Peça à recepção para ser avisado." |
| Com horários no dia de abertura, lista de espera | "Abriu a agenda: só hoje, restam poucas vagas!" | "A nova agenda de [ATENDIMENTO] de [NOME DA CLÍNICA] abriu hoje, até [FIM DA AGENDA ABERTA]. Horários livres na semana de [DATAS DA SEMANA DE REFERÊNCIA]: [NÚMERO DE HORÁRIOS LIVRES NA SEMANA], contagem de [DATA DA CONTAGEM]." |
A lista de espera recebe só os textos 7 e 8. O texto 7 informa ao paciente o único uso do contato. É o desenho que o princípio da finalidade baliza: o art. 6º da LGPD diz que "as atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e os seguintes princípios", e o inciso I enuncia "finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com essas finalidades".
As frases que o modelo veda
O teste é um só: aponte, na folha de contagem, a linha que confirma a frase. Não achou, a frase não é publicada nem enviada. Ficam fora seis entradas. As quatro primeiras dizem vaga ou prazo: quando a agenda não os confirma, são o objeto a que esta página aplica o inciso VI. As duas últimas ficam fora por regra do modelo.
- "Últimas vagas" e "poucas vagas". A folha tem um número por semana; "últimas" e "poucas" não são número.
- "Só hoje" e "só até hoje". A folha tem o fim da agenda aberta; prazo mais curto não está nela.
- Contagem regressiva. Cronômetro cria um prazo que a agenda não tem.
- "Restam X vagas" com um X que ninguém contou. A folha não tem esse número.
- "Garanta já" e "corra". A folha não tem linha que mande ter pressa.
- "Agenda disputada", "agenda concorrida", "a mais procurada". A folha conta horários, não procura.
Horário que volta por cancelamento não é abertura de nova agenda: a lista de espera não é avisada dele, e a fila de encaixe para vaga liberada é outro instrumento.
O quadro geral do que a clínica publica está em o que o médico pode anunciar. A decisão de marcar mais pacientes do que a grade comporta está em overbooking no consultório.
Perguntas frequentes
Médico pode anunciar que tem poucas vagas na agenda?
O art. 11 da Resolução CFM 2.336/2023 abre com: É vedado ao médico e, naquilo que couber, às pessoas jurídicas, entes sindicais e associativos de natureza médica; e o inciso VI traz: participar de propaganda enganosa de qualquer natureza. É o dispositivo que esta página aplica à vaga ou ao prazo que a agenda não confirma; escassez verdadeira, dita com número e data, não é o alvo. Por isso, no modelo, a peça leva o número de horários livres na semana, a semana a que ele se refere e a data da contagem, e a frase poucas vagas fica fora. Valide com o CRM da sua jurisdição como uma frase de escassez é lida.
Como divulgar que a agenda está cheia?
Com datas, sem adjetivo. No modelo, o texto de agenda completa da bio e do site informa até que dia a agenda aberta vai, para quando a nova agenda está prevista e que a recepção inclui na lista de espera quem pedir o aviso. A recepção responde com as mesmas duas datas, oferece a lista e leva ao médico o pedido de quem disser que não pode esperar. Expressões como agenda disputada, agenda concorrida e a mais procurada ficam fora por regra do modelo: a folha de contagem registra horários, não procura, e não tem linha que confirme essas frases.
De onde sai o número de horários livres que a clínica publica?
Da agenda, por uma conta de três insumos feita para cada semana da agenda aberta: capacidade da semana menos horários ocupados menos reservas definidas pelo médico. Capacidade são os horários da grade para aquele tipo de atendimento, a partir da hora da contagem; ocupados são os que já têm paciente; reservas são os horários ainda vazios que o médico marcou, antes da contagem, como não oferecidos. A primeira semana com pelo menos um horário livre é a semana de referência, e é o número dela que vai à bio e ao site, com as datas da semana e a data da contagem.
Quando atualizar o número de vagas na bio e no site?
No dia e hora fixos que a clínica definir para a contagem, e em três ocasiões fora dele: no dia de abertura de nova agenda, no dia em que a recepção não encontrar horário livre na semana de referência e no dia em que, com a agenda completa, um horário voltar por cancelamento. A mesma pessoa que conta troca bio e site no dia da contagem e entrega à recepção o texto da situação. O critério de pronto é verificável: nos textos com número, a data da contagem impressa na bio e no site é igual à da folha; nos de agenda completa, as duas datas do calendário são iguais às da folha.
O que escrever para a lista de espera quando abrir nova agenda?
No modelo, a mensagem de abertura diz que a nova agenda abriu hoje e até que dia vai, informa o número de horários livres na semana de referência com a data da contagem, pede que a pessoa responda com o dia e o turno que prefere e avisa que, com esse aviso, a inscrição na lista se encerra. Ela só é enviada depois da recontagem e se a situação for com horários, e sai antes de bio e site mudarem. A lista de espera recebe só dois textos: a confirmação de entrada, que informa o único uso do contato, e esse aviso de abertura.
Posso usar últimas vagas ou contagem regressiva na divulgação da clínica?
Neste modelo, não. O teste é um só: aponte, na folha de contagem, a linha que confirma a frase; não achou, a frase não é publicada nem enviada. Por ele ficam fora seis entradas: últimas vagas e poucas vagas; só hoje e só até hoje; contagem regressiva; restam X vagas com um X que ninguém contou; garanta já e corra; agenda disputada, agenda concorrida e a mais procurada. As quatro primeiras dizem vaga ou prazo: quando a agenda não os confirma, são o objeto a que esta página aplica o inciso VI do art. 11 da Resolução CFM 2.336/2023, que veda participar de propaganda enganosa de qualquer natureza; as duas últimas ficam fora por regra do modelo. Valide a leitura com o CRM da sua jurisdição.
Referências
- Conselho Federal de Medicina. Resolução CFM nº 2.336/2023 — art. 1º, que sustenta tratar bio e site como comunicação ao público; art. 8º, § 1º, que nomeia WhatsApp e Telegram entre as redes sociais próprias; art. 11, chapéu e incisos VI e XVI, o VI aplicado à vaga ou ao prazo que a agenda não confirma.
- Presidência da República. Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — art. 6º, caput e inciso I (finalidade), que baliza a lista de espera receber só os textos 7 e 8.
Os números do exemplo são fictícios e ilustrativos, não constituindo promessa de resultado. Cada consultório tem realidade própria. Este conteúdo não substitui orientação contábil, jurídica ou de proteção de dados (LGPD) específica para o seu caso.
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